В една техническа фирма се създават различни документи. За да бъдат добре организирани, да спазват различни нормативни изисквания и да не затрудняват ежедневната дейност е добре да бъдат идентифицирани, групирани и уеднаквени.
Може да бъдат определени следните групи документи:
Външни документи
- нормативни документи - международни норми и стандарти; европейски и национални нормативни актове; разпореждания, решения;
- документи от заинтересовани лица (клиенти, доставчици и др.) - рекламации, жалби, оплаквания, препоръки, запитвания, поръчки, предложения и др.
- инструкции на производителите на оборудване, системи, софтуер и др.
Вътрешни документи
- административни, правно-нормативни и финансово-счетоводни документите, създавани в административния офис на фирмата. Същите се изготвят съгласно вътрешна процедура за документооборота;
- правно-нормативни и финансово-счетоводни документи, създавани съгласно процедурата за организация и контрол на финансовите дейности;
- технически документи - документи, свързани с техническото изпълнение на задачите - техническа спецификация, технически отчети;документи, свързани с качеството и контрол на изпълнение - приемно-предавателни протоколи, тестови отчети; техническа документация, описание на процеси, процедури, инструкции, както и свързаните с тях помощни документи (шаблони; формуляри; справочници; фигури – диаграми, схеми, чертежи, изображения; др.)
Откъде да започнете? Може да се започне от формулярите за писма и заявки. После да подготвите кратки формуляри за отчетност на дневните задачи….
Примерни документи:
Правилник за вътрешния ред; Кариерен път за всеки служител; Таблица с инсталиран софтуер, необходим софтуер и за всеки компютър да се издаде заповед кое да е инсталирано и кое не. Органиграма нафирмата/отдела/звеното; Правилата и необходимите елементи в техническите задания; Технически документи, част от техническата документация; Отчетни документи; Правила за качество на програмирането; Задания за отстраняване на бъгове; Досие за всеки клиент; Поддръжка; Самоподготовка - сайтове, книги, др.; Фирмен месечен бюлетин;