Мениджмънт - ИТ | софтуер | сайтове

Съвети, идеи и тайни за мениджъри

Планиране

По време на планирането одиторът информира клиента за бъдещия одит, на официална среща дискутира с ръководството обхвата и целите, събира информация за важните процеси, преценява съществуващия контрол и планира останалите стъпки.

1. Официално писмо - Ръководителят на одитното звено/фирма информира клиента и посочва целите, обхвата, одиторите и друга необходима информация;
2. Първоначална среща – По време на срещата клиентът очертава частта от фирмата, която ще се одитира, организационната структура, наличните ресурси и т.н. 
Одиторът се среща с мениджърите и част от екипа, чиито звена ще бъдат одитирани;
3. Първоначално проучване – Одиторът събира информация за звеното/фирмата от ключови служители, преглежда файлове, одитни доклади, вътрешни документи и т.н;
4. Преглед на вътрешния контрол – Одиторът събира информация за звеното/фирмата – основни процеси, налични работни документи и т.н;
5. Одитна програма – Одиторът подготвя програмата и включва договорените фази, контроли, наличните за проверка входове и изходи.

Теренна работа

Представлява взаимодействие между тестване и неформална комуникация. Одиторът определя доколко предварително идентифицираните контролни точки работят правилно и по начин, описан от клиента.

1. Тестване – Следва се одитната програма. Тестват се главните вътрешни контроли, прецизното и точно изпълнение на входовете/изходите. Често се използва примери;
2. Съветване и неформална комуникация – Одиторът дискутира и отбелязва откритите факти с клиента. Търсят се най-добрите методи и решения за констатираното. Често комуникацията е устна, но може да се използват имейли или бележки за по-ясно разбиране на препоръките.;
3. Обощение на одита – След завършване на работата на терен, одиторът трябва да обобщи констатираните факти, заключенията, препоръките, евентуалните несъответствия;
4. Работни документи – Записки – време, място, лице, какво, какъв пример, резултат от сравнение с работните документи,  дискутирани открити проблеми, препоръки; въпросници,

Одитен доклад

Това е официалният краен продукт на одитора, в който се представя констатираното и се дискутират препоръките за подобрения. За улесняване на приложимостта - препоръките трябва да са изключително практични, кратки и ясни.

1. Дискусия по предварителен доклад - Одиторът подготвя записките си. Водещият одитор преглежда документите и заедно ги дискутират
2. Заключителна среща - Провежда се заедно с ръководителите на одитираните звена. Дискутират се констатациите и препоръките по всяка една точка. Трябва да се достигне до съгласие по направнеите констатации между одиторите и одитираните;
3. Официален предварителен доклад - Водещият одитор подготвя официален доклад, като взима предвид резултатите от заключителната среща и други срещи. Документът се преглежда от ръководството по одита и клиента;
4. Финален доклад - принтирано и разпмножено копие на доклада се представя на висшето ръководство на одитираната организация;
5. Клиентски отговор - Ако клиентът не е взел участие в дискутиране на официалния предварителен доклад, първата страница на финалния доклад е писмо, в което се иска писмен коментар на клиента по представените препоръки; В писмения си отговор клиентът мже да обясни как констатациите ще се отразят на компанията/звеното и план за извършване на подобрения;
6. Клиентски коментари - От клиента се иска да даде оценка на одиторската работа.

Последващи действия

Последващи действия се предприемат при констатирани несъответствия и направени препоръки.

1. Последващ преглед - Съгласно планът за коригиращи действия, клиентът прави проверка на предписаните действия и се уверява, че същите са подобрили работата.
2. Отчет за направените промени - Какви дейстия са предприети за отстранява на проблемите, съгласно препоръките от одитния доклад, какви действия не са предприети и защо, одитните препоръки, клиентския отговор, настоящото състояние.